Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

VOS Advisory & Consulting Oy
Y-tunnus 3651321-1
Sporentie 24
21530 Paimio
Sähköposti: ville@vosadvisoryconsulting.fi

Tietosuoja-asioissa yhteyshenkilö: Ville Suvanto, ville@vosadvisoryconsulting.fi

Yrityksellä ei ole erillistä tietosuojavastaavaa, koska laki ei sitä tässä toiminnassa edellytä.

2. Mitä tietoja käsittelemme ja mihin tarkoitukseen

Asiakkaat ja toimeksiannot

Tiedot	Tarkoitus	Oikeusperuste
Nimi, titteli, sähköposti, puhelin, yritys ja Y-tunnus	Toimeksiannon toteuttaminen ja yhteydenpito	Sopimus
Laskutus- ja maksutiedot	Laskutus ja kirjanpito	Sopimus ja lakisääteinen velvoite (kirjanpitolaki)
Toimeksiantoon liittyvä aineisto ja viestintä	Palvelun toteuttaminen	Sopimus

Yhteydenotot ja markkinointi

Tiedot	Tarkoitus	Oikeusperuste
Yhteydenottolomakkeen tai sähköpostin tiedot	Yhteydenottoon vastaaminen	Oikeutettu etu
Julkisista lähteistä (yrityksen verkkosivut, LinkedIn, kaupparekisteri) kerätyt yhteystiedot	Yritysasiakkaiden kontaktointi	Oikeutettu etu
Aiemmista työ- ja yhteistyösuhteista tuttujen yhteyshenkilöiden nimi, titteli, organisaatio ja yhteystiedot	Yhteydenpito ja palvelujen tarjoaminen	Oikeutettu etu

Oikeutettuun etuun perustuvassa käsittelyssä on arvioitu, että käsittely on tavanomaista yritysten välistä viestintää eikä siihen liity sellaista puuttumista yksityisyyteen, joka syrjäyttäisi rekisteröidyn edut. Vastaanottaja voi milloin tahansa pyytää yhteydenottojen lopettamista.

Yhteydenotot, tarjoukset ja asiakkuudet kirjataan asiakkuudenhallintajärjestelmään (CRM), jossa säilytetään yhteystietojen lisäksi muistiinpanot keskusteluista ja sovituista jatkotoimista.

Suositukset ja referenssit

Tiedot	Tarkoitus	Oikeusperuste
Nimi, titteli, organisaatio, suositus- tai referenssiteksti sekä mahdollinen kuva	Suositusten ja asiakasreferenssien julkaiseminen verkkosivuilla	Suostumus

Suositus tai referenssi julkaistaan vain henkilön hyväksymässä muodossa. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa, jolloin tiedot poistetaan sivuilta.

3. Mistä tiedot saadaan

Tiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi tietoja voidaan kerätä julkisista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, LinkedInistä, kaupparekisteristä ja julkisista hankintarekistereistä (Hilma, TED). Osa yhteyshenkilöiden tiedoista on peräisin aiemmista työ- ja yhteistyösuhteista.

4. Kenelle tietoja luovutetaan

Tietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointitarkoituksiin.

Tietoja käsittelevät puolestamme seuraavat palveluntarjoajat, joiden kanssa on sopimus henkilötietojen käsittelystä:

• Kirjanpito ja laskutus: Tilitimantti (Fennoa-taloushallintojärjestelmä)
• Sähköposti ja tuottavuustyökalut: Google Workspace
• Asiakkuudenhallinta (CRM): HubSpot (tiedot HubSpotin EU-datakeskuksessa)
• Verkkosivualusta: Webbikettu (cPanel-hosting, Suomi)

Pyrimme säilyttämään tiedot EU- tai ETA-alueella. Jos tietoja käsitellään tämän alueen ulkopuolella, esimerkiksi palveluntarjoajan tukitoiminnoissa tai sen alihankkijoilla, siirto perustuu EU:n komission vakiolausekkeisiin tai riittävyyspäätökseen.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, jos laki sitä edellyttää.

5. Säilytysajat

Tietoryhmä	Säilytysaika
Kirjanpitoaineisto ja laskutustiedot	6 vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki)
Asiakassopimukset ja toimeksiantoaineisto	5 vuotta toimeksiannon päättymisestä
Yhteydenotot ja markkinointiyhteystiedot	24 kk viimeisestä yhteydenotosta
Julkaistut suositukset ja referenssit	Niin kauan kuin ne ovat julkaistuna; poistetaan, kun suostumus peruutetaan

Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan säilytysajan päätyttyä.

6. Tietojen suojaaminen

Tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka on suojattu salasanoin ja kaksivaiheisella tunnistautumisella. Pääsy tietoihin on vain niillä, jotka niitä työtehtävissään tarvitsevat. Laitteet on salattu. Toimeksiantoaineistoa ei säilytetä julkisissa tai jaetuissa sijainneissa.

7. Tekoälyn käyttö

Käytämme työssämme tekoälytyökaluja analyysin ja dokumentoinnin tukena. Työkaluihin syötetään vain se aineisto, joka on toimeksiannon kannalta tarpeellista, eikä niihin syötetä henkilötietoja enempää kuin on välttämätöntä. Käytämme palveluita, joiden ehdot kieltävät asiakasdatan käytön mallien koulutukseen. Tekoälyn tuottama sisältö tarkastetaan aina ihmisen toimesta ennen käyttöä.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus

• saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia tietoja, ja saada niistä jäljennös
• pyytää virheellisen tiedon oikaisua
• pyytää tietojen poistamista, kun käsittelylle ei ole enää perustetta
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
• saada sopimukseen tai suostumukseen perustuvat tiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen
• peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu siihen

Pyynnön voi tehdä sähköpostitse osoitteeseen ville@vosadvisoryconsulting.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Voimme pyytää tunnistautumista ennen pyynnön toteuttamista.

Jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

9. Evästeet

Sivusto käyttää vain teknisesti välttämättömiä evästeitä. Emme käytä analytiikka- tai markkinointievästeitä. Erillistä suostumusbanneria ei tarvita. Jos otamme analytiikan myöhemmin käyttöön, päivitämme tämän kohdan.

10. Muutokset

Voimme päivittää tätä selostetta. Ajantasainen versio on aina nähtävillä osoitteessa vosadvisoryconsulting.fi/tietosuoja.